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① 内容証明の用紙を用意する。
内容証明で使う用紙は身近にある便箋や白紙でもいいですし、市販の内容証明用紙というものもあります。市販の内容証明の用紙には、文字数に合わせて罫線が引いてあるので楽です。最近はパソコンで作る方も増えています。
② 内容証明の書式
以下の決まりに基づいて作成します。
縦書き：1行20字以内、1ページ26行以内
横書き：1行13字以内、1ページ40行以内 又は 1行26字以内、1ページ20行以内
《注意点》＊内容証明では半角、句読点や記号、カッコも一文字と数えます。
＊ 文字については、かな（ひらがなとカタカナ）、漢字、数字が使用可能で、固有名詞に限り、英語の使用が可とされています。
③ 内容証明の中身と書き方
＊内容証明のタイトルは必ずしもつける必要はありません。ですが、つけたほうが相手への圧力はあるかもしれません。「通知書」「催告書」「警告書」などが一般的です。
＊必ずしも必要ではありませんが、年月日を最初か最後に記入します。年号は問いません。
＊「自分の要求は何か」を明確にして内容証明の文章を作成します。書き方などを間違えた場合は、二重線を引き、隣に正しい文章を記入します。塗りつぶしたり、修正液で消してはいけません。そして欄外に「○字削除、△字加入」と記入し、印鑑を押します。
＊差出人(自分)と受取人の記載も特に決まりはありません。差出人と受取人の住所と氏名を記載することが多いです。
＊差出人の氏名の下に捺印します。必須ではありませんが、捺印した方が、本人が作成した証拠になります。印鑑は、間違えたところに押したものと同じものを使用します。
＊内容証明に、図や表、絵などは使えません。
④ 内容証明の枚数
内容証明は全く同じものを3通作る必要があります。｢相手への送付用｣｢郵便局保管用｣「自分控え用」です。全く同じものでなくてはいけないので、手書きの際はカーボン紙などで複写するか、コピーをとります。
⑤ 内容証明を送付する前に
内容証明郵便送付用の封筒は通常のものを使います。
おもて：受取人住所・受取人氏名（内容証明の中に記入したものと同じにする）
うら：差出人住所・差出人氏名（内容証明の中に記入したものと同じにする）
封筒の中に、内容証明以外の文書以外のものを入れてはいけません。
⑥ 内容証明を送付する
まず郵便局を決めます。どこで内容証明郵便が出せるのかを確認していきましょう。
郵便局へは次のものを持って行きます。
・内容証明の文書３通（3通とも全く同じもの）
・印鑑(郵便局で訂正を求められることがあるかもしれないので)
・ 現金(1220円／2003年9月現在)
《注意点》 封筒は封をしないで持参してください。
以上3つを用意して郵便局に行き、窓口で「配達証明つき内容証明郵便でお願いします」と言います。郵便局員が内容をチェックし、最後に受領書を渡してくれます。この受領書は内容証明郵便の閲覧や紛失時の証明に必要となりますので、大切に保管してください。
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悪徳商法
